Автор: Анна Данильчева
Когда я писала эту статью, то вспоминала собственный опыт предпринимательства и работы в бизнесе, а также опыт своих сотрудников, которые работали вместе со мной.
Итак, все вышеперечисленное – это, в первую очередь, практический опыт людей, активно выстраивающих собственную жизнь – свою работу, семью, свой отдых и творческий рост. И находящих для этого время.
Многие из вас, я думаю, знакомы с классической матрицей тайм-менеджмента и ее понятиями «срочно-важно».
|
|
Срочно |
Не срочно |
|
Важно |
1. Срочно и важно – работа, которую необходимо сделать прямо сейчас - входящие звонки, «горящие» проекты, вызов начальника |
2. Важно, но не срочно – работа на перспективу, на достижение поставленной цели – иностранный язык, повышение квалификации, дополнительные заказы |
|
Не важно |
3. Срочно, но для вас не важно – работа, которая не ведет вас к достижению своей цели — чужие дела, просьбы помочь коллегам, ответы на почту, отчеты |
4. Не срочно и для вас не важно – пустое времяпровождение — перекуры, общение в социальных сетях, кофе с друзьями |
Мы знаем, что свою жизнь нужно планировать, выделять приоритеты, оставляя время на срочные дела и на общение с колегами. Однако, обычно это выглядит лишь как ведение ежедневника, в котором записаны актуальные на сегодня дела – в лучшем случае.
Но и это уже немало! Если вы ведете ежедневник, в бумажном или электронном виде, и планируете собственное время – это уже огромное достижение!
Когда я обучаю менеджеров планировать свой рабочий день и спрашиваю, кто из низ УЖЕ планирует свою работу – поднимает руку примерно половина группы. А когда я уточняю, кто из них ведет ежедневник – поднимает руку, в лучшем случае, треть.
Это значит, что мы не привыкли осознанно планировать свое время и выстраивать свою жизнь, рассчитываем что все само сложится.
С долгосрочными планами – еще сложнее. Ответы на вопросы «Зачем я живу?», «Чего я хочу добиться в этой жизни?», «Кем я хочу стать через 10-20-30 лет?» ставят в тупик большинство из нас. Мы, живя в переменчивом государстве, не привыкли заглядывать далеко вперед, а, тем более, сознательно выстраивать эту перспективу. Иными словами, не привыкли сами создавать свое будущее.
Тем не менее, растет число людей, которые начинают задумываться о своей жизни, ставить перед собой цели, строить карьеру и, в связи с этим, планировать свое время. Тем, кто узнал себя в одном из определений, мы предлагаем несколько мифов об управлении своим временем и возникающих в связи с этим сложностях, а также способах их преодоления.
Первый миф: «Тайм-менеджмент – это для менеджеров!» Так говорят сотрудники компаний, чей рабочий день структурирует руководство компании – им ставят задания, поощряют работу и контролируют результат.
Действительно, зачем планировать себе дополнительные дела, если и так все есть? А если срочных дел сейчас нет, то и спрашивать не надо, зачем себе лишнюю работу искать?
При этом, мы забываем, что руководству нужны результаты работы, а не просто присутствие сотрудника на рабочем месте. Если у вас есть расписание рабочего дня, в каждый конкретный момент времени вы можете показать руководителю, чем вы сейчас занимаетесь и продемонстрировать результат этих действий – ваша ценность, как сотрудника сильно выраста ет в глазах директора компании. Важен тот сотрудник, который приносит результаты.
Кроме того, если вы сейчас заняты важной для компании работой, то сможете показать объективную причину, почему вы сейчас не можете обучить новую сотрудницу и принести кофе для директора. Вы заняты важным для компании делом – это повышает ценность сотрудника в глазах руководителей и освобождает от ненужных дел.
Второй миф: «Управлять временем – легко! Достаточно пройти тренинг \ прочитать книжку и завести себе ежедневник!»
На самом деле, обычно бывает так: тренинг пройден, цели написаны, появилось желание спланировать свое время и… ничего не происходит. Как были завалы на работе — так и остались; как планировали выучить английский язык \ открыть свое дело \ научиться водить машину – так и планируете.
Для того, чтобы система тайм-менеджмента работала, нужно поставить себе основные задачи, распределить приоритеты в работе и начать эту работу делать!
Например, в ближайшие 3 годя я планирую открыть свою компанию. Это моя основная цель. Дальше она разбивается на задачи – определить вид деятельности этой компании, найти инвестиции, оформить все законодательно, собрать команду, решить вопрос закупки товаров, выстроить систему продаж и т.п. Это – ключевые задачи. Мы определяем их приоритетность, указываем время и результат выполнения.
Например, ддя определения вида деятельности компании, нужно сделать анализ рынка, определить потенциальных клиентов и сформировать подходящее товарное предложение.Указываем время – три месяца. Результатом этой работы будут составленный потрет клиента и сформированное товарное предложение. Сделать это необходимо по каждой ключевой задаче.
Также важно, чтобы задания дополняли друг друга – в один день мы занимаемся клиентами, в другой день – закупкой оборудования, в третий день – составляем портрет клиента. Иначе возникает хаос, в котором мы хватаемся поочередно за разные дела, не доводя ни одно из них до конца.
Третий миф: «Я уже все распланировал и теперь все успею!»
Нужно помнить, что 60% времени мы отводим запланированным делам и 40% времени – срочным, возникающим неожиданно. Новый клиент позвонил, руководитель собирает срочное совещание, товары для офиса привезли, ребенок сбежал с уроков - множество дел, которые происходят с нами ежедневно и которые мы не планируем. Эти дела тоже нужно учитывать и оставлять для них время. Согласитесь, гораздо лучше, если вы в конце дня уйдете домой немного раньше и выпьете кофе с коллегами, чем если у вас будет завал на работе и необходимость сидеть до позднего вечера.
Бывает обратная ситуация, когда неожиданно у вас возникает свободное время – вы стоите в пробке или клиент отменил встречу. Тогда, обязательно должны быть дела «про запас». Желательно, чтобы это были дела из квадрата «важно, но не срочно» (см. матрицу тайм-менеджмента), которые ведут к достижению вашей поставленной цели.
Четвертый миф: «Я и так все время работаю! Что мне еще планировать?»
На самом деле, большая часть работы возниакает из 1 и 3 квадратов, по матрице упревления временем. Это срочные дела, свои и чужие.
В результате вам постоянно нужно что-то делать – отвечать на звонки, приносить докумены, согласовывать свою работу, обучать коллег. И очень мало времени остается важным делам, которые ведут нас к достижению СВОЕЙ цели. Они так и остаются написанными в ежедневнике, в то время как человек выполняет срочные дела.
Второй вариант этого мифа – вся жизнь человека стоится по одной схеме. Проснулся, сходил на работу, попил пива с друзьями, посмотрел телевизор, пошел спать. И завтра снова – проснулся, пошел на работу… Возникает ощущение, что времени на другие дела просто не остается!
В этом случае, нужно целиком менять образ жизни, сознательно определять свои желания, формулировать рабочие задачи, планировать время. И придерживаться этих планов!
Пятый миф: «Я все могу!» или «Железный человек»
Когда я открывала свою компанию, я думала, что мне очень многое нужно сделать. Я не спала ночами, почти не ела, практически, не общалась с семьей. Мне была важна только работа-работа-работа! Я выдержала полгода, запустила фирму. После чего на меня навалилась страшная апатия и хотелось только одного – выспасться и побыть в одиночестве. А нужно было расширять бизнес, общаться с клиентами, обучать сотрудников…
Если вам знакома эта сиутация, планируйте время не только для работы, но и для отдыха, общения с семьей, саморазвития. Эти этапы зачастую приносят в нашу жизнь более значимый результат. Построить дом, посадить дерево и родить сына - на это ведь тоже нужно время. Верно?
И еще несколько советов:
Успехов вам, дорогие друзья, в организации собственного времени и собственной жизни!
С позитивом, Анна Данильчева